Ochrana osobných údajov

1. Prevádzkovateľ

Prevádzkovateľom osobných údajov je IP Industries s. r. o., Hlavná 6/11, 919 26 Zavar, IČO 36 240 184, DIČ 2020165708, IČ DPH SK2020165708, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, oddiel Sro, vložka č. 30398/T (ďalej „my“).

Kontakt pre otázky k osobným údajom: e-mail obchod@lockout-tagout.sk, telefón +421 903 15 15 19. Zodpovednú osobu (DPO) sme neustanovili, pretože nám to zákon neukladá.

2. Kedy sme prevádzkovateľ a kedy sprostredkovateľ

Podľa druhu spracúvania sme v jednej z dvoch rolí:

• Ako prevádzkovateľ spracúvame údaje návštevníkov webu, údaje z dopytov, cenových ponúk a objednávok, údaje kontaktných osôb a používateľov firemných účtov našich zákazníkov, fakturačné údaje, záznamy o uzavretí zmlúv a údaje našich zamestnancov v administrácii. O účele a prostriedkoch spracúvania rozhodujeme my.
• Ako sprostredkovateľ spracúvame údaje zamestnancov a pracovníkov externých firiem našich zákazníkov pri online školení LOTO (osobné odkazy a QR hárky, priebeh, test, podpis, osvedčenie, záznam o oboznámení, pozvánky a pripomienky) a údaje, ktoré nám zákazník poskytne na pracovnú inštrukciu LOTO a LOTO tabule. Prevádzkovateľom je v týchto prípadoch zákazník – zamestnávateľ. Údaje spracúvame len podľa jeho pokynov a podľa zmluvy o spracúvaní osobných údajov (čl. 28 GDPR), ktorú zamestnávateľ prijme skôr, ako začne online školenie používať. Podrobnosti sú v časti 5.

Údaje z online školenia nepoužívame na vlastné účely, na marketing ani na obchodné ponuky.

3. Aké údaje spracúvame ako prevádzkovateľ a odkiaľ ich máme

• Dopyt na cenovú ponuku: meno a priezvisko, e-mail, telefón, názov firmy, IČO, počet strojov, záujem o obhliadku, poznámka a vybrané produkty. Ak dopyt odošle prihlásený používateľ firemného účtu, priradíme ho k jeho firme.
• Cenová ponuka a objednávka: fakturačné údaje firmy (názov, adresa, IČO, DIČ, IČ DPH), kontaktná osoba, e-mail, telefón, číslo objednávky zákazníka, dodacia adresa, spôsob platby, poznámka, obsah ponuky a objednávky a čas potvrdenia.
• Firemný účet zákazníka: meno, e-mail, príslušnosť k firme, heslo (uložené len ako kryptografický odtlačok – hash), čas vytvorenia účtu, údaje o prihlásení (IP adresa, typ prehliadača, platnosť prihlásenia), dočasný odkaz na nastavenie hesla a záznamy o počte pokusov o prihlásenie (ochrana pred hádaním hesla). Účet zakladáme len na pozvanie – registrácia na webe nie je možná.
• Prijatie zmluvy o spracúvaní osobných údajov: verzia zmluvy, dátum a čas, meno a e-mail osoby, ktorá zmluvu prijala, jej používateľský účet a firma; ak bola zmluva prijatá mimo webu (podpísaná listina, e-mail), poznámka nášho zamestnanca o spôsobe prijatia.
• Súhrnné e-maily o školení pre používateľov firemného účtu (komu končí platnosť školenia).
• Prístup do administrácie (len naši zamestnanci a správca webu): meno, e-mail, rola, heslo ako hash, údaje o prihlásení.
• Technické údaje pri návšteve webu: IP adresa, čas a adresa požiadavky v záznamoch servera; pri odoslaní formulára dopytu a potvrdenia cenovej ponuky aj vlastnosti prehliadača a zariadenia potrebné na odlíšenie človeka od automatického robota (pozri časť 9).
• Zdroj údajov: ak sme údaje nezískali priamo od vás, pochádzajú od vášho zamestnávateľa alebo kolegu (pozvánka do firemného účtu, kontaktná osoba v dopyte či objednávke), z našej obchodnej evidencie (adresár odberateľov v skladovom systéme Flovie – názov firmy, kontaktné osoby, ich funkcie, e-maily a telefóny) alebo z verejných registrov (obchodný a živnostenský register).

4. Účel a právny základ (keď sme prevádzkovateľ)

Údaje spracúvame na tieto účely:

• Vybavenie dopytu a príprava cenovej ponuky – opatrenia pred uzavretím zmluvy na vašu žiadosť (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR); pri kontaktnej osobe firmy náš oprávnený záujem komunikovať so zákazníkom (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Uzavretie a plnenie zmluvy (dodanie tovaru a služieb vrátane online školenia, reklamácie) – plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR); pri kontaktných osobách a používateľoch účtu zákazníka – právnickej osoby oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Firemný účet (prihlásenie, prehľad ponúk, objednávok a dopytov firmy, správa online školenia) – plnenie zmluvy so zákazníkom a oprávnený záujem poskytnúť jeho povereným osobám bezpečný prístup (čl. 6 ods. 1 písm. b) a f) GDPR).
• Záznam o prijatí zmluvy o spracúvaní osobných údajov – povinnosť preukázať, že spracúvanie pre zákazníka prebieha na základe zmluvy (čl. 28 ods. 3 a 9 GDPR; čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR), a oprávnený záujem na obrane právnych nárokov (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Vystavenie a archivácia účtovných dokladov – zákonná povinnosť podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR).
• Bezpečnosť webu a účtov, ochrana formulárov pred zneužitím (vrátane automatického rozpoznania robotov), obmedzenie pokusov o prihlásenie, riešenie technických chýb – oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Preukázanie plnenia zmluvy a obrana právnych nárokov – oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Poskytnutie údajov je dobrovoľné, bez nich však nevieme dopyt, objednávku ani prístup do účtu vybaviť. Nerozhodujeme automatizovane s právnymi ani podobne závažnými účinkami a nerobíme profilovanie (k vyhodnoteniu testu pri školení pozri časť 5). Údaje nepoužívame na reklamu a nepredávame ich.

5. Online školenie LOTO, pracovná inštrukcia a LOTO tabule (sme sprostredkovateľ)

Kto je prevádzkovateľ. Online školenie LOTO poskytujeme firmám (zamestnávateľom). Zamestnávateľ do školenia zaraďuje svojich zamestnancov a pracovníkov externých firiem, rozhoduje o rozsahu údajov a výsledky využíva na plnenie svojej povinnosti preukázateľne oboznámiť zamestnancov s predpismi a postupmi BOZP (§ 7 zákona č. 124/2006 Z. z.). Zamestnávateľ je preto prevádzkovateľom a my jeho sprostredkovateľom. Informácie podľa čl. 13 a 14 GDPR poskytuje účastníkom zamestnávateľ; v jeho mene zobrazujeme krátke upozornenie na úvodnej stránke školenia a v pozvánke. Táto časť ho dopĺňa.

• Údaje účastníka: meno a priezvisko, osobné číslo (ak ho zamestnávateľ zadá – slúži na overenie pri začatí), e-mail (nepovinný – len na pozvánku a pripomienky), pri externých pracovníkoch názov ich firmy, zvolený kurz.
• Priebeh: osobný odkaz a QR kód, čas začatia, prejdené časti, otázky a odpovede v teste vrátane neúspešných pokusov, výsledok (skóre, úspech), počet pokusov (najviac 3, potom sa kurz opakuje), verzia obsahu kurzu.
• Potvrdenie o oboznámení a podpis prstom (obrázok PNG), dátum absolvovania a platnosť 24 mesiacov; osvedčenie (PDF) a záznam o oboznámení (PDF so zoznamom účastníkov, výsledkami a podpismi), ktoré si stiahne zamestnávateľ.
• E-maily: pozvánka, pripomienka, ak účastník školenie do 7 dní od pozvánky nezačal (raz), a pripomienka 30 dní pred koncom platnosti (raz). Pripomienky a súhrny sa posielajú len počas aktivácie služby.
• Pracovná inštrukcia LOTO: odpovede z dotazníka (najmä mená a útvary autora a osôb, ktoré dokument preskúmali a schválili, a funkcie zodpovedných osôb). LOTO tabule: fotografie a náčrty strojov a logo firmy. Na fotografiách strojov nemajú byť osoby; ak sa na nich niekto objaví, fotografiu upravíme alebo nepoužijeme.
• Vyhodnotenie testu: test sa vyhodnocuje automaticky podľa počtu správnych odpovedí (úspešný pri aspoň 80 %). O dôsledkoch výsledku, napríklad o pridelení práce, rozhoduje zamestnávateľ, nie systém.
• Podpis: ukladáme len obrázok podpisu, bez údajov o priebehu písania (rýchlosť, tlak, poradie ťahov), a nespracúvame ho osobitným technickým spracúvaním, ktoré by umožnilo jedinečnú identifikáciu osoby. Nejde o biometrický údaj (čl. 4 bod 14 a čl. 9 GDPR).
• Prístup: údaje školenia vidia používatelia firemného účtu zamestnávateľa a v našej administrácii len správcovia s rolou admin. Súbory (podpisy, PDF a Word inštrukcií, fotografie, náčrty a logá) sú v neverejnom úložisku a sprístupňujeme ich len cez náš server po overení oprávnenia. Účastník sa cez svoj osobný odkaz dostane len k svojmu školeniu a osvedčeniu.
• Uchovávanie a vymazanie: údaje školenia uchovávame počas trvania služby online školenia. Služba sa končí dňom konca aktivácie; ak nie je určený, deaktiváciou služby z našej strany alebo skončením zmluvy. Používateľom firemného účtu pošleme e-mail 30 a 7 dní pred vymazaním, aby si stiahli záznamy. Po 60 dňoch od skončenia služby sa údaje účastníkov vrátane obrázkov podpisov automaticky vymažú a osobné odkazy prestanú fungovať. Zamestnávateľ môže záznam účastníka odstrániť skôr – počas aktivácie sám vo firemnom účte, inak požiadavkou e-mailom; odstránením sa vymaže aj obrázok podpisu. Lehoty vyplývajú zo zmluvy o spracúvaní so zamestnávateľom, ktorý môže určiť skoršie vymazanie.
• Vaše práva ako účastníka školenia uplatňujte u svojho zamestnávateľa. Ak žiadosť pošlete nám, do 5 pracovných dní ju postúpime zamestnávateľovi a pomôžeme mu ju vybaviť.

6. Ako dlho údaje uchovávame

Údaje uchovávame len tak dlho, ako je potrebné na daný účel:

• Dopyty a cenové ponuky, z ktorých nevznikla objednávka: 3 roky od odoslania dopytu alebo vystavenia ponuky, potom ich vymažeme.
• Objednávky, prijaté cenové ponuky, faktúry a podklady k nim: 10 rokov od konca roka, ktorého sa týkajú (§ 35 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, § 76 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH).
• Ostatná zmluvná komunikácia (napr. reklamácie, e-maily k objednávke): 4 roky od splnenia zmluvy (§ 397 Obchodného zákonníka); ak bol uplatnený nárok alebo začaté konanie, do jeho skončenia a uplynutia premlčacej lehoty.
• Kontaktné údaje firemných zákazníkov: počas obchodného vzťahu a 3 roky po ňom.
• Firemný účet (meno, e-mail, prihlasovacie údaje): do zrušenia prístupu na žiadosť zákazníka alebo pri skončení spolupráce. Účet, do ktorého sa nikto neprihlásil 24 mesiacov, môžeme po upozornení e-mailom zrušiť. Doklady firmy ostávajú podľa lehôt v tejto časti.
• Záznam o prijatí zmluvy o spracúvaní: počas trvania zmluvy a 4 roky po jej skončení.
• Prihlásenie: cookie platí 7 dní; záznam o prihlásení s IP adresou a typom prehliadača po skončení platnosti vymažeme pri dennom automatickom čistení.
• Odkaz na nastavenie hesla (platí 3 dni) a záznamy o pokusoch o prihlásenie: po uplynutí platnosti ich vymažeme pri dennom automatickom čistení.
• Záznamy servera (logy) u poskytovateľa hostingu: krátkodobo, najviac 30 dní.
• Účty našich zamestnancov v administrácii: do zrušenia účtu.
• Online školenie (sme sprostredkovateľ): počas trvania služby a 60 dní po jej skončení, potom automatické vymazanie (časť 5); v zálohách databázy zaniknú po uplynutí ich cyklu, najneskôr do 30 dní.
• Pracovná inštrukcia a LOTO tabule (sme sprostredkovateľ) – odpovede dotazníka, fotografie, náčrty, logo: počas spolupráce na dokumentácii a jej aktualizáciách; po skončení zmluvy alebo na pokyn zákazníka ich vymažeme do 60 dní.

Ako dlho má zamestnávateľ uchovávať doklady o oboznámení zamestnancov s predpismi BOZP, je jeho rozhodnutím a povinnosťou. Pred vymazaním si preto záznam o oboznámení a osvedčenia stiahne a uloží vo vlastnej dokumentácii – osvedčenie môže mať v tom čase ešte platnosť.

7. Komu údaje poskytujeme

Údaje spracúvajú aj naši zmluvní dodávatelia, ktorí pre nás pracujú ako sprostredkovatelia a sú zmluvne zaviazaní chrániť ich (pri online školení so súhlasom zamestnávateľa v zmluve o spracúvaní). Ide o tieto kategórie príjemcov:

• dodávateľ vývoja, prevádzky a technickej správy webu,
• poskytovatelia hostingu, výpočtových funkcií a neverejného úložiska súborov (podpisy účastníkov, pracovné inštrukcie, tabule, logá, fotografie a náčrty strojov) a ochrany formulárov pred robotmi,
• poskytovateľ databázy,
• poskytovateľ odosielania e-mailov z webu a poskytovateľ našej e-mailovej schránky,
• dopravcovia pri doručení tovaru a externý účtovník v rozsahu potrebnom na ich prácu,
• orgány verejnej moci, ak nám to ukladá zákon. Zoznam konkrétnych dodávateľov vám poskytneme na požiadanie.

8. Prenos mimo EÚ

Databáza, funkcie aplikácie a úložisko súborov sú v EÚ (Frankfurt); obsah verejných stránok môže doručovať sieť poskytovateľa hostingu z najbližšieho uzla.

Niektorí naši dodávatelia majú sídlo mimo EÚ (najmä v USA). K údajom môžu mať prístup pri prevádzke a podpore služby a e-maily sa môžu odosielať cez servery mimo EÚ. Prenos prebieha na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti (EU-US Data Privacy Framework), ak je dodávateľ certifikovaný, inak na základe štandardných zmluvných doložiek schválených Európskou komisiou.

9. Cookies a úložisko v prehliadači

Nepoužívame analytické ani reklamné cookies, a preto nezobrazujeme lištu so súhlasom. Používame len tieto technické prostriedky, ktoré sú nevyhnutné na poskytnutie služby, ktorú si výslovne vyžiadate (§ 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách):

• better-auth.session_token (na zabezpečenom pripojení s predponou __Secure-) – prihlásenie do firemného účtu alebo administrácie; len pre prihlásených používateľov, platí 7 dní alebo do odhlásenia. Skripty na stránke ho nemôžu čítať (HttpOnly).
• loto-dopyt-v1 (localStorage) – dopytový košík; zoznam vybraných produktov sa ukladá iba vo vašom prehliadači a k nám sa dostane až odoslaním dopytu. Zmaže sa po odoslaní dopytu alebo vymazaním údajov prehliadača.
• Ochrana formulárov pred robotmi – pri odoslaní formulára dopytu alebo potvrdenia cenovej ponuky skript prečíta vlastnosti prehliadača a zariadenia (napr. typ a nastavenia prehliadača a jeho správanie pri spracovaní stránky) a vyhodnotí, či formulár odosiela človek alebo automatický robot. Môže pri tom uložiť technický údaj do prehliadača (názov a platnosť určuje poskytovateľ, spravidla krátkodobo). Výsledok používame výlučne na ochranu formulára, ktorý odosielate, pred zneužitím (oprávnený záujem, čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR); nepoužívame ho na sledovanie ani reklamu.

10. Zabezpečenie

Web beží len cez šifrované pripojenie (HTTPS). Prístup do firemného účtu a administrácie je chránený heslom (najmenej 10 znakov, uložené ako hash) s obmedzením pokusov o prihlásenie a podľa rolí. Používatelia firemného účtu vidia len údaje svojej firmy. Súbory s osobnými údajmi sú v neverejnom úložisku a sprístupňujeme ich len po overení oprávnenia.

Účastník školenia sa dostane len k svojmu školeniu cez osobný, náhodne vygenerovaný odkaz; kým jeho záznam existuje, môže si cez neho stiahnuť svoje osvedčenie. Odkaz a QR kód preto treba chrániť ako heslo. Mimo produkčnej prevádzky neodchádzajú e-maily zákazníkom ani účastníkom.

11. Vaše práva

Máte právo na prístup k údajom, ich opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť a právo namietať proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu. Žiadosť nám pošlite na obchod@lockout-tagout.sk; vybavíme ju bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca. Pri online školení a ďalších službách, kde sme sprostredkovateľom, žiadosť postúpime zamestnávateľovi (časť 5).

Ak sa domnievate, že údaje spracúvame v rozpore s predpismi, môžete podať návrh na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, www.dataprotection.gov.sk.

12. Zmeny zásad

Zásady aktualizujeme pri zmene funkcií webu, dodávateľov alebo predpisov. Platné znenie je vždy na tejto stránke s dátumom poslednej aktualizácie.